Legislație

Informațiile legate de legislația în vigoare pentru documentele financiar-contabile ne-au fost puse la dispoziție de către:

AURICĂ VALENTIN – EXPERT CONTABIL JUDICIAR cu sediul profesional în Bd. Mircea Vodă, nr.44, bl.M17, sc.1, et.6, cam.612, Sector 3, București și cu următoarele date de contact: Tel: 0374.938.113, Fax: 0374.091.871 / Mobil: 0745.067.739 / E-mail: valy.aurica[@]gmail.com.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR – LEGISLAȚIE

Prevederi privind arhivarea și păstrarea registrelor și a documentelor financiar-contabile se regăsesc în Secțiunea F din Norma metodologica de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobată prin OMEF 3512/2008.

Potrivit acestora, persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Termenele de păstrare prevăzute de această norma sunt:
– Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani,

- Termenul de păstrare a registrelor și a documentelor justificative și contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu următoarele excepții:

- Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt și persoanele parțial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

- Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 se pot păstra pe o perioada de numai 5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

- Documentele financiar-contabile care atesta proveniență unor bunuri cu durată de viață mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Documentele prevazute în anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată sunt:

1. Nota de recepție și constatare de diferențe
2. Bon de primire în consignație
3. Bon de predare, transfer, restituire
4. Bon de consum
5. Bon de consum (colectiv)
6. Fișă limită de consum
7. Dispoziție de livrare
8. Fișă de magazie
9. Fișă de magazie (cu două unități de masură)
10. Listă de inventariere
11. Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
12. Chitanță
13. Chitanță pentru operațiuni în valută
14. Dispoziție de plată/încasare către casierie
15. Decont pentru operațiuni în participație
16. Ordin de deplasare (delegație)
17. Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale)
18. Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
19. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)
20. Notă de debitare-creditare
21. Extras de cont
22. Borderou de primire a obiectelor în consignație
23. Borderou de ieșire a obiectelor în consignație
24. Jurnal privind operațiuni diverse (pentru conturi sintetice)
25. Fisă de cont pentru operațiuni diverse
26. Fisă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei)
27. Document cumulativ
28. Decizie de imputare
29. Angajament de plată

Registrele și documentele justificative și contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice romane care dispun de condiții corespunzătoare. Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.

Unitatea care a încredințat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înștiința organul fiscal teritorial de care aparține despre aceasta situație. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei și Finanțelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative și contabile și în alte locații decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră ca acestea nu sunt păstrate corespunzător.

În caz de încetare a activității persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii 31/1990
privind societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu următoarele reguli generale:
– documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;
– gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
– dosarele conținând documente justificative și contabile se păstrează în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
– evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhiva, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhiva a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din arhivă.

- Contractele cu furnizorii trebuie pastrate 10 ani de la data incetarii

Registrul de evidență al arhivei.

Așadar, după expirarea termenului legal de păstrare, documentele pot fi eliminate din arhivă, în baza unui proces verbal aprobat de administratorul societății.

Documentele eliminate din arhivă se predau unităților de colectare a deșeurilor de hârtie.

Pentru aceste operațiuni trebuie avut în vedere următoarele prevederi legale:

- art. 25 alin. (1) din Legea contabilității 82/1991, republicată, potrivit căruia registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani;

- art. 25 alin. (2) din Legea contabilității 82/1991, republicată, potrivit căruia prin ordin al ministrului finanțelor se pot stabili categoriile de registre de contabilitate și documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani;

- art. 3 și anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care stabilesc categoriile de documente financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani în arhiva persoanelor care organizează și conduc contabilitatea;

- pct. 50-57 din anexa nr. 1 “Normele metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile” la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care reglementează secțiunea F “Arhivarea și păstrarea registrelor și a documentelor financiar-contabile”;

- art. 261 din Legea societăților 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare conform căruia, după aprobarea socotelilor și terminarea repartiției, registrele și actele societății în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociați, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.
În cazul societăților pe acțiuni și în comandită pe acțiuni, registrele societății (registrul acționarilor, registrul ședințelor adunărilor generale etc.) vor fi depuse la registrul comerțului la care a fost înregistrată societatea, unde orice parte interesată va putea lua cunoștință de ele cu autorizarea judecătorului delegat, iar restul actelor societății vor fi depuse la Arhivele Naționale;

- art. 8 alin. 2, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 17, art. 18, art. 181, art. 21 alin. 1 si art. 23 din Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile ulterioare;

- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.

În baza acestor reglementari, administratorul societății comerciale (ce are calitatea de creator de documente cu valoare practică) este obligat să ia măsuri pentru întocmirea nomenclatorului documentelor de arhivă (art. 8 alin. (2) din Legea 16/1996), ținerea evidenței întrărilor și ieșirilor din arhivă (art. 9 din Legea 16/1996) și numirea comisiei de selecționare a documentelor de arhivă (art. 11 din Legea 16/1996).

La arhivarea documentelor financiar-contabile se vor avea în vedere și regulile generale de arhivare stabilite la pct. 56 din Normele metodologice aprobate prin anexa nr. 1 la OMEF 3512/2008, potrivit cărora:

- documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

- dosarele conținând documente justificative și contabile se păstrează în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidența documentelor la arhivă se tine cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

Pentru documentele al căror termen de păstrare a expirat, eliminarea lor din arhivă se face de către o comisie, sub conducerea administratorului, pe bază de proces-verbal (pct. 57 din Normele metodologice). Acest proces-verbal se înaintează spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996 și, în baza aprobării, documentele eliminate din arhivă se trimit la unitățile de colectare a deșeurilor de hârtie. În situația în care societatea a creat documente cu valoare istorică, acestea nu pot fi distruse, ci trebuie predate Arhivelor Naționale conform Legii 16/1996.

Pentru documentele contabile ale societăților al căror asociați sunt decedați/nu mai pot fi găsiți se pot aplica, prin similitudine, prevederile art. 18 din Legea 16/1996 referitoare la arhiva persoanelor declarate în faliment, potrivit cărora documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetățenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.

Numai documentele cu valoare istorică (ne îndoim ca acele societăți au creat astfel de documente) ce fac parte din Fondul Arhivistic Național se predau Arhivelor Naționale.

Semnarea și marcarea documentelor în formă electronică

Clarificarea noțiunilor tehnice privind semnătură electronică, marca temporală aplicată documentelor electronice pentru a le conferi valoare legală regăsim reglementari gestionate de Ministerul Comunicațiilor și Securității Informației:

Emiterea documentelor în format electronic

În ceea ce privește emiterea documentelor în format electronic și transmiterea acestora pe cale electronică către terți reținem reglementari valabile în prezent precum și legislație care va intra în vigoare începând cu 01 ianuarie 2013 privind emiterea facturilor, chitanțelor și bonurilor fiscale în formă electronică.

Legea reglementează emiterea şi stocarea în format electronic a următoarelor documente:

Arhivarea documentelor în formă electronică

Din punct de vedere al reglementarilor din domeniul tehnologic regăsim legislație cu privire la arhivarea electronică, ce înseamna și cum se realizează acreditarea unui administrator al arhivelor electronice, legislație privind centrele de date:

NOTA

O inventariere a documentelor din societate, se efectuează la sfârșitul fiecărui an calendaristic, odată cu inventarierea anuală. Ca și la inventarierea patrimoniului este necesară numirea unei comisii, aceasta se va ocupa de inventarierea și supravegherea în vederea eliminării din arhivă a documentelor a căror termen legal de păstrare a expirat. După finalizarea inventarierii se întocmește un proces verbal prin care se aprobă dosarele care vor fi eliminate din arhivă deoarece nu mai sunt folositoare sau a expirat termenul legal de păstrare. Pe baza acestui proces verbal se consemnează ieşirile de documente în Registrul de evidenţă a intrărilor – ieşirilor din arhivă.

Atenție!

Furtul de identitate este o amenințare gravă în lumea de astăzi, și este important să se ia toate măsurile de precauție pentru evita acest lucru. După ce a expirat termenul de păstrare al documentelor contabile, a înregistrărilor fiscale, situaţiilor financiare, sau a oricăror alte documente cu informaţii personale, trebuie să se dispună distrugerea acestor înregistrări prin mărunţirea, arderea acestora şi să nu se aplice varianta simplă de a le arunca la gunoi.