Cum funcționează

Pasul 1 – Ridicare/Primire

– Cutiile sunt numărate și verificate;

– Cutiile sunt indexate într-un centralizator;

– Cutiile se ridică cu Proces-Verbal de Predare-Primire;

– Cutiile sunt mutate în zona de producție.

Pasul 2 – Planificarea Scanării

– Se stabilesc toate detaliile scanării;

– Se alocă resursele tehnice și umane necesare proiectului.

Pasul 3 – Pregatirea Proiectului

– Documentele sunt verificate și pregătite pentru scanare;

– Agrafele și capsele sunt înlăturate;

– Foile îndoite se îndreaptă;

– Documentele sunt aranjate corespunzător pentru procesul de scanare.

Pasul 4 – Scanare propriu-zisă

– Se alocă scannerele necesare proiectului;

– Scannerele sunt întreținute regulat, curățate și calibrate;

– Operatorul uman verifică fiecare imagine să corespundă calitativ;

– Documentele ce au o calitate mai slabă, sunt rescanate, dacă acest lucru este necesar.

Pasul 5 – Verificare prealabilă 1

– Toate documentele scanate sunt verificate 100%;

– Paginile goale și paginile de separare sunt eliminate;

– Documentele ce au o calitate slabă sunt comparate cu originalul și după caz, rescanate.

Pasul 6 – Indexarea documentelor

– Se examinează cerințele de indexare și se atribuie operatori;

– Metadatele sunt indexate manual pentru fiecare document și/sau set de documente;

– Se comunică cu clientul orice neconcordantă asupra indexării.

Pasul 7 – Verificarea prealabilă 2

– Securizăm datele, structura folderelor și a imaginilor din punct de vedere tehnic;

– Confirmăm ca bază de date se potrivește cu dosarele / seturile de documente reale;

– Verificăm dacă documentele mari sau cu excepții sunt scanate și introduse corespunzător;

– Eliminam paginile goale și paginile de separare.

Pasul 8 – Post Procesare

– Documentele electronice sunt convertite în formatul adecvat (PDF, TIFF, etc);

– Imaginile sunt decupate și orientate corespunzător;

– Baza de date și documentele sunt legate corect;

– Documentele fizice sunt rearanjate în ordinea de dinaintea scanării;

– Documentele sunt pregătite pentru livrare.

Pasul 9 – Acces documente

– Accesul la documente se realizează prin aplicația scanam.ro;

– Documentele pot fi scrise pe DVD, HDD extern, Cloud.

Pasul 10 – Încheiere proiect

– Factura este realizată și trimisă clientului;

– Documentele originale și cele electronice sunt livrate;

– Asiguram Back-Up asupra documentelor scanate.